Iepirkumu pārvaldes sistēma

Iepirkumu pārvaldes sistēma (IPS) ir specifisks EDUS papildus modulis, kas izstrādāts ērtai budžeta izpildes kontrolei un iepirkumu procesa organizēšanai.

Iepirkumu pārvaldes sistēma (IPS) ir specifisks EDUS papildus modulis, kas izstrādāts ērtai budžeta izpildes kontrolei un iepirkumu procesa organizēšanai. Iepirkumu pārvaldes sistēma ir piemērota visām organizācijām, kurām ir saistošs Publisko iepirkumu likums.

Organizācijas ieguvums, izvēloties EDUS Iepirkumu pārvaldības sistēmu:

  • Tiek sistematizēti iepirkuma procedūras procesi
  • Tiek dokumentētas veiktās darbības
  • Ērta plānotā budžeta apskate
  • Pārskatāma budžeta izpildes kontrole
  • Ērta katra iepirkuma statusa kontrole
  • Iepirkumu termiņu pārraudzība (saskaņā ar Publisko iepirkumu likumā noteiktajiem termiņiem katrai no iepirkuma metodēm)
  • Iepirkuma dokumenti tiek reģistrēti  atbilstoši lietu nomenklatūrai un apstrādāti kopējā dokumentu sistēmā   

 

Iepirkumu pārvaldības sistēma satur informāciju par budžeta plānu, tā izlietojumu, plānotajiem un realizētajiem iepirkumiem.  Nepieciešamības gadījumā lietotājiem iespējams ierobežot piekļuvi pie atsevišķiem budžeta plāniem un ierobežot atļautās darbības pieejamā budžeta ietvaros.

Informācija par budžetu

Budžeta plāns ir ērti importējams no iepriekš sagatavota MS Excel faila. Vienam periodam iespējams piesaistīt vairākus budžeta plānus, tā nodrošinot iespēju katras struktūrvienības atbildīgajai amatpersonai administrēt savu budžetu. Budžeta plānā pārskatāmā tabulā apskatāmi visi budžeta plānā paredzētie iepirkumi un iepirkuma priekšmeti, to  skaits, plānotā cena un kopējā iepirkuma summa.  Tāpat pārskatāmas tabulas formā ir iespējams sekot līdzi budžeta izpildei - katrai no budžeta pozīcijām redzams iepirkuma statuss,  iepirkuma metode, līgumslēdzējs, reālā cena, kā arī  finanšu ietaupījums vai pārtēriņš.

Informācija par iepirkumu

Katra budžeta pozīcijā automātiski tiek izveidota atsevišķa iepirkuma kartiņa, kurā turpmāk tiek ievadīta nepieciešamā informācija. Tā pat pastāv iespēja pievienot neplānotus iepirkumus un piesaistīt tos noteiktam budžeta plānam.  Katram iepirkumam iespējams norādīt procedūrā iesaistītās personas - Iepirkuma atbildīgo amatpersonu, atbildīgo juristu, iepirkuma sekretāru.

Iepirkuma kartiņa satur sekojošu informāciju:

  • Grafiks -  Ganta diagrammā ir  pārskatāma plānotā un faktiskā iepirkuma procesa  virzība
  • Iepirkuma priekšmeti - ērti rediģējama  un papildināma informācija par iepirkuma priekšmetiem
  • Specifikācija - iespēja pievienot katram iepirkuma priekšmetam atbilstošu specifikāciju
  • Izpildes kontrole - šeit tiek norādīti faktiskie izpildes termiņi (atspoguļojas Ganta diagrammā) un iepirkuma procedūras rezultāts (izvēlētie pretendenti)
  • Līgums - informācija par līgumslēdzēju, līguma summu, kā arī iespēja pievienot un reģistrēt EDUS sistēmā  līgumu. Šī informācija automātiski nonāk budžeta izpildes pārskatā

 

Iepirkuma dokumentācija

Iepirkuma procesā veidojamie dokumenti tiek piesaistīti  atbilstošajiem dokumentu reģistriem Dokumentu modulī  un EDUS sistēmā tiem tiek nodrošināts pilns aprites cikls.  Lai atvieglotu tipveida dokumentu izveidi, EDUS sistēmā tiek piedāvāta tiešsaistē MS Word teksta redaktorā rediģējamu dokumentu veidņu izmantošana. Sīkāku aprakstu par dokumentu apriti EDUS sistēmā lasiet sadaļā Elektroniskā dokumentu uzskaites sistēma.