Dokumentu vadība

EDUS sistēma veido vienotu organizācijas iekšējo informācijas telpu - tajā ir ērti pārvaldāma informācija par jaunākajiem notikumiem, iespēja publicēt ziņas un jaunumus, ikvienam lietotājam pieejams organizācijas darbinieku saraksts ar kontaktinformāciju

Intranets - iekšējais interneta tīkls

EDUS sistēma  veido vienotu organizācijas iekšējo informācijas telpu - tajā ir ērti pārvaldāma informācija par jaunākajiem notikumiem, iespēja publicēt ziņas un jaunumus, ikvienam lietotājam pieejams organizācijas darbinieku saraksts ar kontaktinformāciju. Forumā sistēmas lietotāji var apspriest sev aktuālas tēmas, kā arī izteikt viedokli par organizācijas vadību interesējošiem jautājumiem. Attēlu galerijā var veidot albūmus un ievietot attēlus gan no darba ikdienas, gan no kopīgiem atpūtas pasākumiem. Lai nodrošinātu visu darbinieku informētību par ikvienam svarīgiem dokumentiem, piemēram, Darba koplīgumu, Iekšējās kartības noteikumiem, darba laika izmaiņām, tos tiek piedāvāts publicēt  intraneta sadaļā Dokumenti.

Lai izmantotu intranetā ievietoto informāciju nav nepieciešamas lietotāju licences!

Lietotāja aktuālā informācija

Autorizējoties sistēmā, katram lietotājam ir pieejams ērts pārskats par sev aktuālo informāciju -  organizācijas jaunākie notikumi un ziņas, paša veidotais darāmo darbu saraksts, tekošās nedēļas darba organizators ar aktuālajiem ierakstiem, pārskats par saņemtajiem un uzdotajiem uzdevumiem, kā arī par lietotāja izveidotajiem un apritē esošajiem dokumentiem. Lietotāju ērtībām tiek piedāvāta iespēja sev svarīgus dokumentus no organizācijas dokumentu reģistriem ievietot savā personīgajā dokumentu mapē, nezaudējot iespēju sekot līdzi izmaiņām dokumentā.

Dokumentu reģistrācija un aprite

EDUS sistēma piedāvā pilna cikla dokumentu vadību un uzturēšanu. Dokumenti tiek veidoti un uzglabāti organizācijas lietu nomenklatūrai atbilstošos reģistros, savukārt katram lietotājam ir pieejami tikai atļautie un darbam nepieciešamie reģistri.

Dokumentu reģistrēšanai sistēmā paredzētas ikvienas organizācijas prasībām un jebkuram dokumenta veidam viegli pielāgojamas reģistrācijas kartiņas, kurās tiek uzglabāta pamata informācija par dokumentu. Papīra dokumentu skanētie attēli un elektroniskie dokumenti, kā arī jebkuri citi ierakstam atbilstoši faili, tiek pievienoti pielikumu veidā. MS Word un MS Excel dokumenti ir pievienojami un rediģējami tiešsaistes režīmā. Veiktās izmaiņas tiek saglabātas kā jauna dokumenta versija, atstājot iespēju apskatīt un izmantot iepriekšējās versijas.  Lai ietaupītu lietotāju laiku, kā arī palīdzētu ievērot lietvedības noteikumus un vienotu stilu, veidojot jaunus dokumentus tiek  piedāvāts izmantot jau iepriekš sagatavotas dokumentu veidnes.

EDUS sistēma ļauj dokumentus savstarpēji sasaistīt, piemēram, saņemtajam dokumentam pievienot saiti uz nosūtīto atbildes dokumentu, līgumu sasaistīt ar darbu pieņemšanas-nodošanas aktu, vai savstarpēji sasaistīt dokumentus par kādu noteiktu darba jautājumu.

Dokumentu aprite tiek nodrošināta ar dažāda veida uzdevumiem, piemēram, saņemtie dokumenti tiek nodoti izpildei ar rezolūciju, savukārt dokumentu projekti tiek nodoti saskaņošanai ar vīzu pieprasījumiem. Tāpat iespējams pajautāt viedokli par dokumentu, uzdot iepazīties ar dokumentu, nodot reģistrēšanai u.tml.  Ar dokumentu saistītie uzdevumi, to izpildes statuss, termiņš un izpildītāji ir ērti pārskatāmi reģistrācijas kartiņā, tāpēc ikvienam dokumenta apritē iesaistītajam darbiniekam ir viegli izsekot tā statusam. Dokumentu aprites procesu iespējams vadīt manuāli uzdodot uzdevumus vai ar darbplūsmu pārvaldību.

Ar dokumentu veiktās darbības ir  viegli izsekojamas, jo ikvienas izmaiņas tiek pierakstītas dokumenta kartiņas vēsturē. Pārskata un kontroles nolūkos iespējams iegūt dažādas atskaites par dokumentiem un ar tiem saistītajiem uzdevumiem.

Darbplūsmas

Darbplūsmas nodrošina lietvedības procedūru ievērošanu un paātrina dokumentu apriti, sākot no jauna dokumenta projekta izveidošanas momenta līdz saskaņota un parakstīta dokumenta reģistrēšanai. Lietotājiem dokumenta vadības procedūru izstrāde un uzturēšana ir ērta un viegli lietojama, jo neprasa speciālas IT zināšanas. Darbplūsmu izstrāde notiek viegli lietojamā grafiskā redaktorā. Dokumenta aprite var notikt gan automātiskā, gan pusautomātiskā veidā. Ar dokumentu apstrādi saistītie uzdevumi var tikt nosūtīti secīgi vai vienlaicīgi, atkarībā no izveidotajiem darbplūsmu šabloniem. Tas dod iespēju veidot elastīgas darbplūsmas dažādām dokumentu vadības situācijām un ikvienam lietvedības procesam. Darbplūsmu funkcionalitāte ir piemērota arī Kvalitātes vadības sistēmas izstrādei un uzturēšanai.

Dokumentu arhīvs

Stājoties spēkā jaunajai lietu nomenklatūrai, iepriekšējā perioda dokumenti automātiski nonāk arhīva sadaļā. Piekļuve arhīva dokumentiem netiek apgrūtināta - tā pat kā aktuālo dokumentu sadaļā, tie tiek kārtoti atbilstoši attiecīgā perioda lietu nomenklatūrai un spēkā paliek lietotājiem piešķirtās piekļuves tiesības. Ar dokumentiem veicamās darbības tiek ierobežotas, bet netiek aizliegtas pilnībā (piemēram, slēgtam arhīva reģistram nevar pievienot jaunu dokumentu, taču tiek saglabāta iespēja uzdot  iepazīties ar reģistrētajiem dokumentiem). Lai atrastu senāku dokumentu, nav jāatceras dokumenta izdošanas laiks - meklēšana pēc visiem reģistrētajiem parametriem notiek visos arhīva dokumentos.

Uzdevumu reģistrs

Uzdevumu reģistrs ir izveidots, lai nodrošinātu ērtu un operatīvu darbu ar dokumentiem un atvieglotu uzdevumu uzdošanu, saņemšanu un kontroli visā uzņēmumā. Uzdevumi veidojas no darbībām ar dokumentiem (piemēram, rezolūcija, uzdevums saskaņot dokumentu, uzdevums iepazīties ar dokumentu), tiek saņemti kā uzaicinājumi dalībai sapulcēs vai citos notikumos,  kā arī var tikt veidoti neatkarīgi uzdevumi. Ik reizi, kad lietotājs saņems kādu jaunu uzdevumu, parādīsies paziņojuma logs. Ekrāna nemainīgajā daļā lietotājam vienmēr ir redzama jauno, saņemto, steidzamo un nokavēto uzdevumu statistika.

Sistēma automātiski kontrolē uzdevumu izpildes termiņus, īpaši atzīmējot uzdevumus, kuru izpildes termiņš tuvojas beigām, vai jau ir nokavēts. Atkarībā no uzdevuma veida, to izpilde var tik apstiprināta automātiski vai tikai  ar uzdevēja akceptu.  Pārskata un kontroles nolūkos iespējams iegūt dažādas atskaites par uzdevumiem, piemēram, par darbinieku noslogotību, par izpildes termiņu ievērošanu u.c.

Kontaktu pārvaldība

Kontaktu reģistrs satur informāciju par organizācijas sarakstes partneriem, līgumslēdzējiem un citām kontaktpersonām. Vienlīdz ērti  var tikt pievienota informācija gan par fiziskām, gan juridiskām personām. Kontaktu reģistrs nav jāveido un jāuztur kā atsevišķa informācijas krātuve, jo ieraksti tiek pievienoti automātiski - reģistrējot sistēmā dokumentu ar jaunu kontaktpersonu. Savukārt uzkrātā informācija var tikt izmantota reģistrējot jau nākamos dokumentus, kā arī  veidojot  ierakstus savā darba organizatorā. Par katru personu reģistrācijas kartiņā var tikt uzkrāta gan kontaktinformācija, gan norēķinu rekvizīti.  Fizisko personu reģistrācijas kartiņās iespējams norādīt pārstāvamo uzņēmumu un ieņemamo amatu, savukārt juridisko personu reģistrācijas kartiņās iespējams norādīt kontaktinformāciju gan atsevišķām struktūrvienībām, gan atsevišķiem darbiniekiem.

Par katru kontaktpersonu ir viegli pārskatāma sadarbības un sarakstes vēsture, jo kontakta kartiņā automātiski tiek pievienoti notikumi no EDUS lietotāju darba organizatoriem, kuros persona norādīta kā dalībnieks,  un norādes uz sarakstes dokumentiem un noslēgtajiem līgumiem.

Lietotāju ērtībām tiek piedāvāta iespēja veidot kontaktu grupas, kas izmantojamas dažādiem mērķiem, piemēram, visām Klientu grupas kontaktpersonām nosūtīt jaunu produktu piedāvājumus, visas  Piegādātāju grupas kontaktpersonas informēt par norēķinu konta numura maiņu, savukārt Labākajiem sadarbības partneriem nosūtīt apsveikumu svētkos.

Sapulču un personīgā darba laika plānošana

Šī sadaļa piedāvā klasiska darba organizatora funkcijas plānojot savu darba dienu, kā arī iespēju būt lietas kursā par citu lietotāju darba plānu un, organizējot sapulces vai notikumus, informēt to dalībniekus, kā arī saskaņot dalībnieku brīvos laikus.

Plānotājs ir ērti pārskatāms - ekrānā ietilpst viss mēnesis, darba nedēļa vai katra diena ar stundu sadalījumu. Tāpat ir ērti apskatāmas un rediģējamas turpmākās un iepriekšējās nedēļas un dienas. Kalendārā ir iespēja izvēlēties apskatīt cita lietotāja vai lietotāju grupas kalendāru, tāpat ir iespējas skatīt citu mēnešu kalendārus. Gan kopējā kalendārā, gan arī dienas plānotājā iespējams izveidot jaunu kalendāra ierakstu, tam pievienojot dalībnieku no lietotāju saraksta vai Kontaktu reģistra. Lietotājiem, kuri norādīti kā kalendāra ieraksta dalībnieki, tiek nosūtīts paziņojums uzdevuma veidā.

Darba organizators nodrošina efektīvu sapulču plānošanu un organizēšanu, atliek tikai vajadzīgajā datumā izveidot jaunu notikumu, norādot vietu, laiku, mazu ieskatu, par ko būs sapulce, un personas, kam jāpiedalās. Ja kādam no sapulces dalībniekiem norādītais laiks jau ir aizņemts, sistēma par to brīdina ar krāsu indikatoru. Katram dalībniekam tiks automātiski  nosūtīts uzaicinājums uz sapulci. Uzaicinājumam iespējams pievienot gan EDUS sistēmā reģistrētus dokumentus, gan jaunus dokumentus, lai sapulces dalībnieki varētu iepriekš iepazīties ar apspriežamo tēmu vai dienas kārtību. Sapulču protokoli tiek reģistrēti atbilstošajā dokumentu reģistrā, un tiem iespējams nodrošināt pilnu aprites ciklu.

Atskaites un meklēšana

Sistēma nodrošina informācijas meklēšanu visa EDUS ietvaros. Meklēšanas iespējas ierobežo lietotāja pielaides līmenis (atļautās/liegtās darbības), t.i., meklējot katram lietotājam ierakstus atlasa tikai viņam pieejamajās sadaļās.

No sistēmas datiem pēc izvēlētajiem parametriem iespējams iegūt un izdrukāt dažādas atskaites. Vadoties no informācijas apjoma un veida, var tikt izmantoti standarta meklēšanas un atskaišu pieprasījumi, kā arī veidotas specifiskas atskaites konkrētas organizācijas vajadzībām. Atskaišu un meklēšanas pieprasījumu rezultātus var turpināt apstrādāt MS Excel datnē.